Ken je dit patroon? De dag begint met een plan en eindigt met een lijst van dingen die je had willen doen. De dag bestaat uit brandjes blussen, vragen beantwoorden, vergaderingen die ineens dringend zijn en een inbox die geen rust geeft. 

Ad-hoc werk. Het is er altijd. Maar staat het ook in je planning?  

Dit is geen tijdprobleem

Een volle agenda zonder ruimte voor het onverwachte is geen planning. Het is fictie. En het managen van de kloof tussen die fictie en de werkelijkheid kost elke dag opnieuw energie, tijd en kwaliteit.  

Adhocratie is dan ook geen oorzaak. Het is een symptoom. Een symptoom van structurele overvraging. Van een organisatie die meer vraagt dan ingepland kan worden. 

De prijs van adhocratie

De prijs van structurele overvraging betaal je op vier plekken. En ze versterken elkaar. 

• Tijd. Ad-hoc werk verdringt gepland werk. Dat geplande werk loopt achter, wordt zelf urgent en veroorzaakt nieuwe ad-hoc situaties. De achterstand groeit, niet ondanks het harde werken, maar deels door het harde werken. 

• Kwaliteit. Werk dat wordt afgeraffeld onder tijdsdruk levert slechter resultaat op. Beslissingen worden genomen zonder de juiste mensen, zonder de juiste context, zonder rust. De gevolgen komen later, als nieuwe problemen. 

• Werkdruk. Mensen draaien structureel op het randje. Ad-hoc is dan niet de druppel, het is de constante. De norm wordt: bijhouden, niet vooruitkomen. 

• Uitval. Op termijn haken mensen af. Fysiek, mentaal of gewoon in betrokkenheid. De organisatie betaalt de rekening, alleen vaak later en met rente. 

Ombuigen begint met eerlijk kijken

Het goede nieuws: je hoeft ad-hoc werk niet te elimineren. Dat lukt toch niet. Je kunt het wel ombuigen, door eerlijk te zijn over wat er werkelijk in een werkweek past. 

Dat vraagt drie dingen:

1. Openbreken — bewustwording en commitment.
   Ad-hoc werk is er altijd en moet erkend worden door iedereen. Openbreken is het patroon zien en er bewust iets aan doen, niet tijdelijk maar als vaste aanpak. 
2. Ontrafelen — zichtbaar en bespreekbaar maken.
   Bekijk waar de overvraging vandaan komt en waarom ad-hoc werk vaak prioriteit krijgt. Doorbreek de norm van volhouden door open te bespreken wat haalbaar is en de keuzes die daarbij horen. 
3. Ombuigen — anders ja zeggen
   Ombuigen vraagt dat je als manager die norm doorbreekt, voor jezelf en voor je team. Dat begint met de eerlijke vraag: wat staat er op de planning en wat is realistisch? Anders ja zeggen betekent: “Ja, dat doen we en dat betekent dat dit dan naar achteren schuift.” Of: “Ja, maar niet nu. Dit is wanneer het wel past.” Het is geen weigeringsstrategie. Het is een keuzetaal die moet landen in de organisatie.  

Onze O-Factor 

Wij kunnen objectief en onafhankelijk vaststellen dat we dit patroon bijna overal waar we komen zien. Gemeenten, onderwijsinstellingen, zorgorganisaties, structurele overvraging is de rode draad. Niet omdat mensen niet hard genoeg werken, maar omdat de planning de werkelijkheid niet eerlijk weerspiegelt. 

Onze aanpak volgt de drie bovengenoemde stappen: openbreken, ontrafelen, ombuigen.  

Wil je weten hoe dit eruitziet voor jouw team of organisatie? We drinken graag een kop koffie.